Privacy statement Hersteld Hervormde gemeente Opheusden

Versie september 2021

Als plaatselijke gemeente van de Hersteld Hervormde Kerk hechten wij belang aan het bevorderen van de onderlinge band en het bijeen zijn rondom de Bijbel, het Woord van God. Om die reden worden er persoonsgegevens geregistreerd, gedeeld en uitgewisseld. De Hersteld Hervormde gemeente Opheusden hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacy statement leest u hoe onze gemeente omgaat met persoonsgegevens en wat uw rechten en plichten zijn.

Onze gemeente verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

Ledenadministratie
De kerkenraad houdt van de leden van de gemeente een ledenadministratie bij. Het gaat om de persoonsgegevens van belijdende leden, doopleden en geboorteleden, zoals geregeld in artikel 2 van Ordinantie 2 van de Hersteld Hervormde Kerk (register van de gemeenteleden). De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om zich als christelijke gemeente te kunnen organiseren. In dat kader is het nodig de leden te kunnen registreren.

De ledenadministratie bevat de volgende persoonsgegevens:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats
• e-mailadres
• geslacht
• burgerlijke staat
• geboortedatum en geboorteplaats
• het feit van doop (met kerkelijke gemeente en datum)
• het feit van belijdenis des geloofs (met kerkelijke gemeente en datum)
• het feit van kerkelijke huwelijksbevestiging en de huwelijksdatum
• overkomst uit een andere kerkgemeenschap met datum
• het onderling gezinsverband van geregistreerden op één adres.

Hulpvraag diaconie
De gemeente heeft als een van haar taken het omzien naar hulpbehoevenden. Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats
• geslacht
• leeftijd
• e-mailadres
• telefoonnummer
• financiële gegevens van de hulpaanvrager
• afspraken over de hulp

De gegevens worden verzameld op basis van uw toestemming. De gegevens worden verwijderd uit de administratie zodra de hulpbehoevende de gemeente heeft verlaten, of is overleden. Sommige casus kunnen als uitzondering op deze regel ter lering (geanimiseerd) langer bewaard blijven.

Persoonsgegevens ambtsdragers en andere vrijwilligers
Om een toegankelijke gemeente te zijn, publiceren we op deze website persoonsgegevens van ambtsdragers, kerkvoogden en andere vrijwilligers. Wij doen dit alleen als het nodig is voor de uitoefening van hun functie in de gemeente en maken hierin een zorgvuldige afweging. Door de publicatie van hun persoonsgegevens zijn de personen makkelijk te benaderen. De gegevens worden verzameld op basis van het gerechtvaardigd belang van de gemeente om als open gemeente te kunnen functioneren. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats (eerst na inloggen op website zichtbaar
• e-mailadres (eerst na inloggen op de website zichtbaar)
• kerkelijk ambt/functie
• telefoonnummer

De persoonsgegevens blijven gepubliceerd zolang de persoon het ambt bekleed dan wel in functie is. Daarna worden ze van de website verwijderd.

Contactformulier website
Op deze website is een contactformulier te vinden. Bezoekers van de website kunnen hier contact opnemen en een vraag stellen. Via het contactformulier worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• e-mailadres
• uw opmerking

De persoonsgegevens worden gebruikt op basis van uw toestemming. Het doel is om met u in contact te komen. De persoonsgegevens worden verwijderd zodra uw vraag naar tevredenheid is beantwoord.

Cookies
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer, tablet of smartphone wordt opgeslagen. Met cookies kan informatie worden verzameld over uw websitebezoek, het functioneren van deze website of over uw apparatuur. Het gaat daarbij om gegevens als uw IP-adres, het door u gebruikte webbrowsertype en het surfgedrag. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Camerabeelden
De gemeente gebruikt rond haar gebouwen camera’s om te filmen wat er gebeurt. Op de beelden kunnen mensen en kentekens van auto’s zichtbaar in beeld verschijnen. De gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om haar gebouwen en mensen te beschermen door cameratoezicht. De bewaartermijn van de camerabeelden is:

• twee weken

Kerkbode en/of nieuwsbrieven
Om (doop)leden van de gemeente op de hoogte te houden van de activiteiten, publiceert de gemeente een kerkbode en/of nieuwsbrief. De kerkbode en/of nieuwsbrief is uitsluitend bedoeld voor de eigen leden van de gemeente. De gemeente publiceert de kerkbode en/of nieuwsbrief op basis van haar gerechtvaardigd belang een christelijke gemeente te zijn waarin leden met elkaar kunnen meeleven. In de kerkbode- en/of nieuwsbrief kunnen de volgende persoonsgegevens worden vermeld:

• geboorte
• ziekte
• overlijden
• huwelijksjubileum
• nieuwe leden
• verhuizing
• onttrekking leden
• doop
• belijdenis
• huwelijk
• vakantie predikant of kerkelijk werker

De kerkbode en/of nieuwsbrief verschijnt:

• in print

In het geval in de kerkbode en/of nieuwsbrief gegevens over ziekte van een gemeentelid worden vermeld, heeft de gemeente hiervoor toestemming gekregen van de betrokkene. In het geval u als (doop)lid bezwaar heeft tegen vermelding van andere hierboven genoemde persoonsgegevens in de kerkbode en/of nieuwsbrief, kunt u dit bij de kerkenraad/de betreffende contactpersoon kenbaar maken.

Administratie activiteiten in de gemeente
Via deze website of via e-mail kunt u zich aanmelden voor activiteiten die in de gemeente worden georganiseerd. Persoonsgegevens die daarvoor worden verwerkt zijn u naam en e-mailadres en mogelijk andere aanvullende gegevens. Deze persoonsgegevens worden niet aan derden doorgespeeld of gebruikt voor commerciële doeleinden. Na afloop van de activiteit worden deze persoonsgegevens verwijderd.

Voor het aanmelden van de kerkdiensten worden persoonsgegevens geregistreerd (naam/e-mailadres). De lijsten met de namen van de kerkgangers die de dienst kunnen bijwonen worden rondgemaild aan kerkenraad/kosters/kerkvoogdij. De uitdraaien hiervan blijven 1 maand in de kerk liggen.

Foto’s kerkelijke activiteiten
Als de gemeente foto’s van kerkelijke activiteiten op haar website plaatst worden deze vooraf gescreend. Bij publicatie van foto's geldt een zekere terughoudendheid. Zo wordt er bijvoorbeeld gelet op de compositie van de foto en worden de foto’s in principe niet geplaatst als er individuele personen op staan. Mocht de gemeente toch foto’s willen plaatsen van personen die herkenbaar in beeld komen wordt vooraf toestemming gevraagd, voordat de foto op de website wordt gepubliceerd.

Uitzending kerkdiensten
Om leden in staat te stellen kerkdiensten op afstand mee te maken, zendt de gemeente de diensten online uit. De gemeente doet dit op grond van haar gerechtvaardigde activiteiten.

Online uitzendingen van kerkdiensten vinden plaats:

• met beeld
• zonder beeld

De kerkdiensten die worden uitgezonden blijven online via kerkdienstgemist.nl en op de website van de gemeente alleen in audio staan:

• voor het lopende jaar in audio op de eigen website
• anders, voor onbepaalde tijd namelijk online via kerkdienst gemist.nl bereikbaar via inlogportaal voor leden.

De kerkdiensten die worden uitgezonden:

• zijn voor wat de betreft de “oude “ uitzendingen op kerkdienstgemist.nl uitsluitend via een besloten portal voor eigen leden te bereiken
• zijn voor iedereen toegankelijk via de website van de gemeente voor wat betreft de live uitzendingen en de audio uitzendingen

De gemeente maakt over bijzondere diensten (rouw-, trouw-, doop- en belijdenisdiensten) met de direct betrokkenen afspraken over de verwerking en registratie van de beelden.als wordt afgeweken van algemeen geldende regels die de gemeente hanteert.

Gemeentegids
De gemeente publiceert een gemeentegids. Hierin worden geen namen van gemeenteleden opgenomen. Doel van deze gids is de onderlinge contacten en het samenleven als christelijke gemeente te bevorderen. De gemeente publiceert de gids op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten.

De gemeentegids:

• wordt in printvorm uitgegeven en is alleen voor de eigen leden beschikbaar

Verjaardagsfonds
De gemeente gebruikt persoonsgegevens ten behoeve van het verjaardagsfonds. Gemeenteleden en doopleden krijgen op hun verjaardag een kaart met een felicitatie en een zegenwens voor het nieuwe levensjaar. Tevens krijgt het gemeentelid de gelegenheid een bijdrage te doen aan de kerkelijke gemeente. Het verjaardagsfonds is gebaseerd op de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente, in het bijzonder om als gemeenteleden met elkaar mee te leven en financieel bij te dragen aan de kerkelijke activiteiten. Na beëindiging van het lidmaatschap, overlijden of vertrek naar een andere gemeente worden de persoonsgegevens verwijderd.

Voor het verjaardagsfonds worden de volgende persoonsgegevens gebruikt:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• geslacht
• adres, postcode en woonplaats
• geboortedatum

Vrijwillige bijdrage
Om de financiële lasten van de gemeente te kunnen dragen, vragen we aan de leden een vrijwillige financiële bijdrage. Gemeenteleden kunnen de hoogte van de bijdrage zelf bepalen. De vrijwillige bijdrage is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de gemeente om van haar leden een financiële bijdrage te vragen, om zo met elkaar de lasten te kunnen dragen. Na beëindiging van het lidmaatschap, overlijden of vertrek naar een andere gemeente worden de persoonsgegevens verwijderd. Alleen in het boekhoudprogramma en op de bankafschriften blijven de persoonsgegevens bewaard.

Voor de vrijwillige bijdrage worden de volgende persoonsgegevens gebruikt:

• naam en voornamen (c.q. voorletters)
• adres, postcode en woonplaats
• bankrekeningnummer

Doorgifte aan anderen
De gemeente geeft, wanneer dit speelt, alleen persoonsgegevens door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Te denken valt aan bedrijven voor de verzorging van post en e-mails of voor internetdiensten die het administratiesysteem en de cloudopslag verzorgen. De gemeente sluit dan met deze derden verwerkingsovereenkomsten.

Rechten
U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt en met welk doel
• inzage krijgen in de persoonsgegevens die we over u hebben
• het laten corrigeren van fouten
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• een eerder gegeven toestemming intrekken
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens

Uw verzoek wordt zo spoedig mogelijk afgehandeld, uiterlijk binnen vier weken nadat het verzoek bij ons is binnengekomen.
U kunt uw verzoek indienen bij de contactpersoon die onderaan deze Privacy Statement staat vermeld. Mocht uw verzoek gaan over de ledenadministratie, dien dan uw verzoek in bij de kerkenraad.

Klacht indienen
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, proberen we er uiteraard samen uit te komen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u alle informatie hoe u een klacht kunt indienen.

Vragen?
Heeft u vragen over het gebruik van (uw) persoonsgegevens? Of wilt u bezwaar maken tegen een geplaatste foto waarop u zichtbaar bent? Neem dan contact op met de contact persoon AVG.
G. van Kleef
Tel.: (0488) 44 28 81